社会福祉法人の決算処理と電子化を考えてみた

福祉施設で事務の仕事をしている私の、一年で一番仕事が忙しい時期が5月前後です。

私が働いている「社会福祉法人」の決算の時期は法律で決まっており、日本のすべての社会福祉法人は3月末です。

各法人は所轄庁へ決算のデータを報告します。そして、決算データは国が管理しており、「社会福祉法人の財務諸表電子開示システム」に公開されています。

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上記サイトで全国の社会福祉法人の財務状況を検索できます。

決算の流れてとしては、4月から5月に掛けて、決算処理及び決算報告の理事会・評議員会対応を行います。

また、人事労務の動きも年度末～年度初めが多くなりますので、各種手続きや入退職対応で猫の手も借りたいほど仕事が舞い込んできます。

更に今年は、3年に一度の介護報酬改正の年です。

3年に一回介護報酬が改定され、さまざまな事務処理が発生する時期でもあります。

当然、通常の業務時間では仕事が終わりきれない為、残業が発生しますが、今年はどうやら今までのこの時期に比べると、そこまで忙しくないようです。

私の施設（法人）では、4人の事務員+1名で会計から総務・人事までこなしています。

職員数200人程度ですので、おそらくほかの施設よりも少ない人数だと思います。

少ない人数でも十分業務をこなせているのは、やはりIT・ICT化の取組結果だと言えます。

社会保険や雇用保険の諸手続きは専用のソフトを使って電子申請で行いますので、煩雑な時期でも待ち時間や移動時間が無く、スピーディに処理が行えますし、申請書類作成も紙で手書きのころに比べたら作成時間が短縮されています。

例えば、新人職員の社会保険加入処理を紙に手書きの場合、履歴書などの書類を見ながら氏名～住所などを記入し、代表者印を捺印。出来上がった書類を年金事務所（旧社会保険事務所）まで持参若しくは郵送します。必要に応じて提出書類の控えなども保管します。

ソフトの場合は人事給与ソフトからの連携で、即書類が出来ます。もちろん人事基礎データを入力しておくことが前提です。手書きでも電子申請でも人事基礎データの入力は必要なので、書類作成開始時点での条件は一緒です。

少しのソフト操作で出来上がった申請書類を、電子申請で送信。持参したり郵送することなく、椅子に座ったまま数分で申請まで完了します。

控えもデータで残っているので、紙では出力せず、用紙管理業務がありません。

処理完了後に健康保険証が郵送で届きます。

電子申請を初めて1年ほど経過しますが、今から紙での申請には戻れないと実感しています。

業務工程が増え、紙での管理に場所と時間を使い、1人が出来る処理量が落ちるのが目に見えているからです。

あきらかに生産性が落ちるのです。

こういった電子化などに取り組むことによって少ない事務員の人数でも、質を落とさず業務処理が出来ています。

また、会計処理に置いては、エクセルやワードで作成していた会計諸表を会計システムからの連動で作成できるようになり、業務工程が大きく減りました。

10年前の処理と比較する方がおかしいのですが、当時はワードなどで支出伺いを作成し、決裁後の内容を会計ソフトに転記入力していました。

転記することによってミスも起こります。これはゼロには出来ない人的ロスでした。人が入力する以上間違いが無くなることは無いと思います。

現在は会計ソフトで支出伺い兼振替伝票を作成します。会計責任者（私が務めています）の承認後、ソフト上で決済処理を掛けると、伺が伝票に起票されるので、金額・科目・日付に誤りが無ければ月次の試算表が完成します。

月次試算表作成に掛ける時間が、４～５日掛かっていましたが、今は半日程度で完了します。

決算データを所轄庁に提出する必要があるのですが、これも会計ソフトが連携しており、簡単にデータ作成しWEBで送信できます。

10年後は会計の仕事は無くなると言いますが、実際の作業工程は確実に少なくなっています。今後AIが進化すると、日常の会計処理もコンピューターが瞬時に行うことがあるかもしれません。そうなったら、人がやる事って無くなりますよね。

良いか悪いかは別の問題ですが、生産性が高くなることは間違い無いと思います。

最後までお読みいただいてありがとうございました。

オトク生活。